Många företag påbörjar sitt arbete mot resurssnål produktion genom att introducera och börja arbeta med 5S. Detta på grund av att metoden påvisar slöseri med resurser, och gör det möjligt att standardisera arbetsmiljön så att personalen kan arbeta aktivt med ständiga förbättringar.

Målet med 5S är att och skapa en visuell arbetsplats som följer ett strukturerat arbetssätt för att säkerställa hög säkerhet, kvalitet och produktivitet. En rörig arbetsplats kan medföra säkerhetsrisker i form av risk för brand och skador. Det kan leda till kvalitetsproblem med kassationer som följd. Produktiviteten påverkas negativt om personalen tvingas till att leta efter saker, laga och reparera, göra onödiga förflyttningar och omarbeten.

Med ett väl fungerande 5S-arbete erhålls en säker arbetsplats där risker tas om hand med förebyggande åtgärder. Kvalitetsproblem undviks med tydliga instruktioner och utbildad personal. Ökad produktivitet erhålls med engagerad personal.

Arbetsordning för införandet av 5S

Initiativet för att arbeta med 5S måste komma från ledningen. Det medför initialt en hel del arbete för personalen så det behöver sättas av tid för utbildning och genomförande. I det långa loppet erhålls en säkrare arbetsmiljö, förbättrad kvalitet och stabilare processer. Här är det viktigt att bestämma övergripande nyckeltal för att mäta förbättringar.

• 5W1H Ledningen förbereder projektet genom att dela upp verksamheten i 5S-områden som kopplar till en naturlig avgränsning mellan avdelningar. Bestäm ansvariga personer för varje område som får en grundutbildning i 5S. Gör en rimlig tidsplan på införandet. Sätt även relevanta nyckeltal som varje område har att förhålla sig till.
• Förberedelse Informera personalen om vad som är på gång, och varför. Håll en introduktion om 5S. Delge tidplanen på en aktivitetstavla där varje grupp kan visa vad som förbättrats. Visualisera med hjälp av bilder, diagram och flödesscheman. Avsätt en hylla eller ett rum för rödmarkerat material, verktyg och utrustning som inte används.
• Experimentera och implementera Varje ”S” inleds med en beskrivande genomgång på vad som förväntas i respektive steg. Till exempel Sortera innebär i princip att plocka undan det som inte behövs för verksamheten. Varje 5S-grupp gör en nulägesanalys med en inledande revision och beräknar sina nyckeltal. Därefter tas ”Före”-bilder för att dokumentera hur det såg ut innan genomförda förbättringar.

Ledningen coachar varje områdesansvarig med fokus på

1. Sortera (Seiri): Sortera och ta bort alla onödiga saker
2. Systematisera (Seiton): Skapa uppmärkta platser för nödvändiga saker
3. Städa (Seiso): Städa och håll arbetsplatsen ren
4. Standardisera (Seiketsu): Gör standards till regler
5. Skapa vana (Shitsuke): Skapa vana att bibehålla nivån arbeta med ständiga förbättringar

• Kontrollera och samla data När alla ”S” är på plats är det dags för regelbundna revisioner, och bestämma mognadsgraden för 5S-arbetet. Låt grupperna göra revisioner på varandra. Inget system är perfekt. Det gäller att skapa vana att upprätthålla 5S och arbeta med ständiga förbättringar.
• Ny PDCA? Har ledningens mål uppnåtts eller behövs ett omtag för eventuella förändringar? Fungerar det med revisioner? Dokumenteras förbättringar och så vidare.
• Standardisera Genom att göra till rutin att gå ut i verksamheten för att prata med personalen och se hur det nya arbetssättet fungerar så stärker det arbetet mot en Lean kultur inom företaget. Följ upp genom att titta på aktivitetstavlan att startade PDCA-loopar stängs inom rimliga tider.

Framgångsfaktorer

• Ledningens engagemang genom att själva arbeta med 5S
• Engagera så många funktioner som möjligt så att arbetet inte blir ”någon annans” jobb
• Se till att det finns tillräckliga resurser i form av bemanning, utbildning och uppmärksamhet
• Finns tillräckligt driv för att genomföra och upprätthålla det nya arbetssättet
  • Har ledningen ett tydligt mål med satsningen?
  • Vad är ledningens syfte med satsningen?
  • Finns engagemang till att genomföra projektet?
  • Mål x Syfte x Engagemang = Resultat
• Börja med det enkla för att komma igång
• Gör alltid en nulägesanalys med avseende på
  • Tid, kostnad och kvalitet
  • Ta bilder på hur det såg ut innan
• Regelbundna revisioner
• Ha för vana att plocka undan och upprätthålla en strukturerad arbetsplats
• Ledningen ser förbättringar och uppmärksammar personalens arbete