Den som någon gång har startat upp ett 5S-arbete i en verksamhet har säkert upptäckt att det kan vara svårt att upprätthålla arbetssättet som en standard. Många gör ett stort arbete med att sortera, systematisera och städa. Men vad händer sedan?

Trots att vi alla inser betydelsen av att hålla ordning på våra arbetsplatser så tar det förr eller senare emot att städa upp efter någon annan.

Här får vi komma ihåg att 5S utgör grunden inom Lean, och standardisera och skapa vana är det viktigaste. Med hjälp av 5S skapas stabila processer och en kultur med fokus att eliminera slöserier. Prydliga arbetsplatser är det vi ser på ytan.

Vilken nivå ska vi lägga oss på?

Som i alla förbättringsarbeten så gäller det att sätta rimliga mål som skapar stabilitet, och minimerar risken för att misslyckas. För stora utmaningar gör att personalen inte mäktar med, och ger upp. För lite utmaning kan vara till exempel att ta alltför lätt på nya standards vilket i sin tur skapar oreda. Båda ytterligheterna leder till att 5S-arbetet riskerar att rinna ut i sanden.

Engagemang och standardiserade arbetssätt skapar förutsättningar för stabila processer.

Hur lång är återbetalningstiden?

Kostnaden för att börja arbeta med 5S är knuten till tid för utbildning, genomförande och uppföljning.

Fördelarna med 5S är stora, men kan vara svåra att kvantifiera. Det bästa är att koppla arbetet till företagets verksamhetsmål. Föreställ dig hur 5S kan bidra till att öka produktiviteten. Sätt ett rimligt och mätbart mål. Det kan vara till exempel ”öka produktiviteten med 5%”. Beräkna sedan återbetalningstiden med det som utgångspunkt.

Utbilda personalen

Det första steget i 5S-arbete är att utbilda personalen så att alla förstår vad som ska göras och varför. Alla chefer och medarbetare ges utbildning så att alla är med.

Det bästa upplägget för utbildningen är att varva teori med praktik. Genom att arbeta i små grupper och varva klassrum med 5S ute vid en verklig arbetsplats så skapas engagemang.

Börja implementera er 5S-handlingsplan

Efter utbildningen så är det dags att implementera 5S i verksamheten, och detta görs i tre steg. Första steget är att sortera, systematisera och städa. Andra steget är standardisera, och det tredje och sista steget är att skapa vana.

Genomför ett steg per vecka. Det vill säga sortera, systematisera och städa vecka ett. Sedan standardisera och skapa vana under efterföljande två veckor. Tänk på att det inte behöver vara perfekt från dag ett. Huvudsaken är att komma i gång.

Steg 1 – Sortera, Systematisera och Städa

Börja med att ta en bild på arbetsplatsen innan ert arbete påbörjas. Ta även en bild efter det att arbetsplatsen sorterats, systematiserats och städats. Då har ni något att jämföra med hur det såg ut innan 5S.

• Sortera: För alla föremål, utrustningar, material och instruktioner ställs frågan om de behövs för arbetets utförande. Om inte tas det bort från arbetsområdet och ställs undan samt märks med en röd lapp.
• Systematisera: Organisera och märk kvarvarande föremål, utrustningar och material. Placera ut föremålen för enkel åtkomst, och märk upp förvaringsplatserna. De mest använda verktygen ska ligga nära till hands. Märk upp min- och maxnivåer där det finns förbrukningsmaterial.
• Städa: Rengör alla verktyg och utrustningar från damm, smuts och olja. Ta bort skräp. Allt måste vara rent och snyggt samt placerat på rätt plats. En ren arbetsplats är en säker arbetsplats, och gör det möjligt att upptäcka problem i ett tidigt skede. Det kan vara läckage av olja, lösa eller saknade skydd och så vidare.

Steg 2 – Standardisera

Börja med att jämföra arbetsplatsen med bild nummer två. Har det skett någon förändring? Ligger verktyg och utrustningar på uppmärkta platser? Visuell kontroll är när avvikelser upptäcks vid en snabb översyn, och det är lätt att snabbt rätta till.

Förberedda rutiner med enkla städscheman och ansvariga personer skapar en standard för att systematiskt upprätthålla de första 3S. Enpunktslektioner används för att lyfta fram viktiga aktiviteter och rutiner.

Steg 3 – Skapa vana

Genom att arbeta strukturerat med 5S utvecklas ett systematiskt förbättringsarbete. I detta steg är det lämpligt att introducera en checklista och arbeta enligt ett revisionsschema för att säkerställa att arbetet med 5S går framåt.

Här kan du läsa om hur ni utför 5S-revisioner.

Nyckeln till framgång

Engagemang är den gyllene nyckeln till att skapa en kultur med fokus att eliminera slöserier. Detta gäller från ledningsgrupp till enskilda medarbetare. Sedan gäller det att sätta rimliga mål som minimerar risken för att misslyckas.

För att få med alla på tåget så krävs utbildning, och ett stegvis genomförande med ett systematiskt förbättringsarbete. Genom att arbeta med revisioner så säkerställs att arbetet med 5S går framåt.

Sätt delmål och fira era framgångar med 5S-arbetet. Ett firande ger en positiv återkoppling vilket påverkar oss starkt. Varför inte fråga personalen hur de vill bli firade?

Behöver ni hjälp med utbildning och att komma i gång med 5S? Tveka inte att höra av er till mig! ☎️ Kontakta mig ☎️ Jag finns även på LinkedIn.