Hur man kan mäta effektiv användning av arbetskraft?

För att komma igång med ständiga förbättringar och skapa effektivare processer så är det avgörande att veta vad man ska förbättra. De flesta mätsystem fokuserar på maskiners effektivitet och utfallet av olika produktionsprocesser. Förbättringsarbetet består sedan i att förbättra tillgänglighet, anläggningsutbyte och kvalitetsutbyte. Produkten av dessa faktorer ger det så kallade TAK-talet eller Overall Equipment Effectiveness, OEE.

Metod för att analysera arbetskraftens prestanda

De flesta arbetsgivare har system för att mäta både faktisk produktionstid och närvaro. Utöver detta så är det få företag som har en metod för att förstå den effektiva användningen av deras arbetskraft. Detta kan resultera i överbemanning vilket medför försämrat resultat. Det kan även resultera i underbemanning vilket medför förseningar, kvalitetsbrister, stress och sämre arbetsmiljö.

För att komma till insikt hur väl företaget använder sin arbetskraft så gäller det att etablera en metod för att mäta arbetskraftens prestanda. Kalla detta nyckeltal Overall Labour Effectiveness, OLE, som även det utgör produkten av tre faktorer: Tillgänglighet, arbetsutbyte och kvalitetsutbyte med maximalt OLE 100%.

• Tillgänglighet = (Arbetskraftens produktiva tid) / Närvarotid
• Arbetsutbyte = (Faktisk utförda uppgifter) / (Planerat utförda uppgifter)
• Kvalitetsutbyte = (Antal rätt utförda produkter) / (Totalt antal utförda produkter)

Tillgänglighet är en grundläggande faktor

Tillgänglighet är en viktig grundläggande faktor för att mäta nyttjandegraden av arbetskraften. Det finns ett antal saker som påverkar tillgängligheten:

• Händelser: Plötslig sjukdom, beviljad eller ej beviljad ledighet, företagsaktiviteter, möten och utbildningar.
• Schemaläggning: Rätt kompetens vid rätt tillfälle. Att bara tillhandahålla en personal utan rätt kompetens och arbetsförmåga kommer att påverka tillgängligheten.
• Indirekt tid: Materialförseningar, väntetid, skiftbyten och stillestånd.
• Cykeltid: Innebär att ha rätt systemtid för de uppgifter som ska utföras.

Ett enkelt och snabbt sätt att bestämma tillgängligheten är att göra en uppskattning på cykeltiden för processen. Därefter mäts skillnaden mellan utfall och uppskattad tid. Differensen kan förklaras med de störningar som varit. Detta tillvägagångssätt ger inget bra underlag till förbättringar. Möjligtvis erhålls en indikation på vad som behöver en mer ingående analys.

Ett mer avancerat sätt att bestämma cykeltiden är att utföra en metodstudie för att identifiera hur stor andel av cykeltiden som är värdeskapande tid eller nödvändig tid. Övrig tid är ej värdeskapande tid som ligger till grund för förbättringsarbetet.

Faktorer som påverkar arbetsutbytet

Baserat på de cykeltider som finns för olika arbetsuppgifter läggs en planering för vad som ska utföras. Arbetsutbytet påverkas av den nivå av standardiserat arbete som finns för processerna.

• Rätt förutsättningar: Finns anvisade arbetsplatser, instruktioner, verktyg och utrustning för den typ av arbete som ska utföras? Om inte så kommer det att påverka arbetsutbytet, och troligtvis även kvalitetsutbytet.
• Utbildning: Om inte personalen vet hur arbetsuppgifterna ska utföras så påverkas arbetsutbytet negativt, och troligtvis även störningar för annan personal som måste svara på frågor.
• Supportpersonal: Verksamheten kommer med största sannolikhet att belastas med störningar, och då krävs handledare, tekniker och kvalitetsstöd.

Personal som arbetat på företaget en tid rättar till eventuella störningar vilket är bra i sig. Men hela verksamheten fragmenteras av småfix som påverkar arbetsutbytet. Genom att arbeta med standardiserat arbete och avvikelserapportering läggs en grund för ständiga förbättringar.

Rätt från mig

Det som genererar företagets lönsamhet är företagets säljbara produkter och tjänster. Om processerna genererar kassationer eller felaktigt utförda tjänster så krävs ytterligare resurser för att åtgärda brister.

• Kunskap: Personalen ska ha rätt kunskap för att utföra sina arbetsuppgifter, och framför allt stoppa verksamheten när man upptäcker brister.
• Processer: Bygg in kvalitet i processerna vilket kan vara allt från fysiska anordningar till kompiskontroll av kritiska moment. Kanske regelbundna avstämningar om det gäller tjänster.
• Handhavande: Används rätt verktyg och utrustning för att utföra olika arbetsmoment?

Ta vara på personalens kunskap och engagemang genom att införa någon typ av förslagsverksamhet. Personalen har med största sannolikhet många bra förslag på ständiga förbättringar.

Ett exempel

Antag ett företag med produkter av hög efterfrågan vilket skapar full sysselsättning. Hur kan OLE-talet ge en bild av hur nyttjande av arbetskraften påverkar resultatet?

• Tillgänglighet: Företaget håller dagliga morgonmöten och ett veckomöte som påverkar tillgängligheten med 3%. Det uppstår en viss försening efter rasterna 3%. Betald eftermiddagsrast motsvarar 2%. Till sist arbetar man aktivt med ständiga förbättringar som motsvarar 5%. Totalt ca 87,6% tillgänglighet.
• Arbetsutbyte: Det saknas rutiner för vem som ska göra vad vid påfyllning av material så operatörerna fyller på själva. Det är en omfattande verksamhet som kostar 18% av operatörernas tid. Vissa komponenter är felaktiga från leverantör, och man får kalla in produktions- och kvalitetstekniker. Detta gör att man tappar ytterligare 5% av planerad tid. Totalt 77,9% arbetsutbyte.
• Kvalitetsutbyte: Det har kommit in felaktiga komponenter i produktion vilket medför omarbete som motsvarar ca 7%. Totalt 93% kvalitetsutbyte.
• Effekt: OLE-talet för verksamheten blir 87,6% x 77,9% x 93% = 63,4%

Ett inte alltför ovanligt scenario som minskar företagets lönsamhet. Genom uppföljning med en 8D från leverantören så löses kvalitetsproblemen. Sedan finns ett arbete att utföra gällande bemanning och standardiserat arbete. Detta för att lösa vem som fyller på material. Det är även bra att göra en metodstudie på cykeltiden.

Sedan är frågan om ett allmänt arbete med ständiga förbättringar är effektivt? Kan det kan vara bättre med förslagsverksamhet, och låta en produktionstekniker välja ut lämpliga förslag att arbeta vidare med. Då erhålls dessutom ett nyckeltal för att mäta personalens förbättringsarbete.