När ni har kommit i gång och genomfört de första 3S:en, och lagt en bra grund för fortsatt förbättringsarbete. Då är det dags för schemalagda 5S-revisioner för att säkerställa er nya standard.

Här kan du läsa om hur ni kommer i gång med ert 5S-arbete.

Många gör en rivstart med att sortera, systematisera och städa, men arbetet dör ut på grund av för lite engagemang. Det finns alltid något annat som är viktigare än att städa.

Tänk på att syftet med en revision inte är att påpeka fel och brister, utan snarare att reflektera på hur arbetet fortskrider.

Vem utför 5S-revisionerna och hur ofta?

Det vanliga är att en arbetsledare utför revisionerna. Men efter en tid kan medarbetarna inom olika verksamhetsområden granska varandra. Det är dock arbetsledaren som har huvudansvaret för att revisionerna utförs.

Till en början är det bra att genomföra revisioner en gång per vecka. Efter en tid när det nya arbetssättet blivit en vedertagen standard så kan revisionerna göras mindre frekvent, dock minst en gång per månad.

Hur dokumenteras en revision?

Det första är att upprätta ett revisionsformulär som består av ett antal frågor grupperade i kategorierna av 5S (Sort, Set in order, Shine, Standardize and Sustain)

Här kan du hämta ett gratis 5S-revisionsformulär med diagram.

Formuläret är ett rankingsystem där medarbetarna svarar ja (1) eller nej (0) på en fråga. Svaren summeras och resulterar i ett värde mellan 1 och 5.

Staplarna färgas rött, gult eller grönt beroende på resultatet av revisionen. Klarar inte gruppen av att upprätthålla de första 3S så har man troligtvis inte heller standardiserat och skapat vana.

Jämför med bilden

När 5S-arbetet inleddes så togs bilder för att lyfta fram hur arbetsplatsen ska se ut när alla föremål ligger på sin plats. Denna bild är till stor hjälp vid revisionen.

Kontrollera städschemat

Detta är en skriftlig instruktion som ska användas i det dagliga arbetet, och som också är till hjälp vid revisionen.

30-sekundersregeln

Tiden det tar för en operatör vid arbetsplatsen att hitta ett verktyg, material eller en instruktion, ger en indikation på hur väl man lyckats placera verktyg och utrustning för snabb och enkel åtkomst. Hittas verktyget inom 30 sekunder så är det ett godkänt resultat. Annars inte.

Rapportering och uppföljning av revisioner

Vid 5S-revisionen kommer det att upptäckas avvikelser. Om det inte är möjligt att snabbt rätta så blir det en anmärkning. Därefter ett förbättringsförslag som listas vid aktivitetstavlan.

Redovisa era revisioner i ett diagram vid aktivitetstavlan. Då blir det tydligt för gruppen och arbetsledaren hur ni ligger till med 5S inom ert område.

Här kan du hämta ett gratis 5S-revisionsformulär med diagram.

Nyckeln till framgång

Engagemang är den gyllene nyckeln till att skapa en kultur med fokus att eliminera slöserier. Detta gäller från ledningsgrupp till enskilda medarbetare. Sedan gäller det att sätta rimliga mål som minimerar risken för att misslyckas.

För att få med alla på tåget så krävs utbildning, och ett stegvis genomförande med ett systematiskt förbättringsarbete. Genom att arbeta med revisioner så säkerställs att arbetet med 5S går framåt.

Sätt delmål och fira era framgångar med 5S-arbetet. Ett firande ger en positiv återkoppling vilket påverkar oss starkt. Varför inte fråga personalen hur de vill bli firade?

Behöver ni hjälp med utbildning och att komma i gång med 5S? Tveka inte att höra av er till mig! ☎️ Kontakta mig 070-290 60 41 ☎️ Jag finns även på LinkedIn.