I många tillverkningsföretag tillämpas metoder för Lean Production. Men de kan även användas i till exempel ett tjänsteföretag. Hur kan det fungera?
När arbete utförs vid en dator eller i ett konferensrum är det svårare att studera arbetsflöden än i ett produktionsflöde. Det finns ingen fysisk produkt att följa. Men genom att fråga personalen och göra ett försök att kartlägga arbetsflödet så inses snart två saker. Det ena är att det finns många aktiviteter som inte är värdeskapande, och det andra är att det finns många återkommande processer som går att standardisera. Finns det en standard så är det möjligt att notera avvikelser och arbeta med ständiga förbättringar.
Fem steg för att skapa effektivare flöden (samma som vid tillverkning)
- Vilka är processens kunder, och vilket värde vill de ha?
- Sortera ut återkommande aktiviteter från de som är unika. Börja arbeta med de återkommande.
- Kartlägg arbetsflödet och bestäm vad som tillför värde, och vad som inte gör det.
- Diskutera inom gruppen hur man kan förbättra processerna?
- Testa och experimentera. Vad fungerar?
Det svåra med att bli Lean är inte metoderna i sig utan mer att bygga den kultur som krävs att bli resurssnål. Förändrad företagskultur startas i ledningen. Förändringar kräver att alla i företaget engageras. Förändringar tar tid, kanske många år.
Några allmänna råd för att skapa ett lärande företag
- Börja med handling, och följ efter med förändrad företagskultur
- Lyssna på personalen som tillsammans har största förståelsen för era arbetsflöden
- Låt personalen lära genom att göra. Utbildning via kurser kommer i andra hand
- Anlita en konsult för experthjälp, och utbildning genom handling
- Starta ett pilotprojekt i en enklare process som kan bli förebild för kommande projekt
- Studera värdeflöden och inte enskilda aktiviteter, processer eller funktioner
- Det ska vara obligatoriskt att arbeta med att effektivisera flöden
- Välj värdeflöden som är erkänt dåliga. Där är den ekonomiska vinsten som störst
- Använd nyckeltal för att mäta förbättringar
- Utgå från ert företags förutsättningar och använd de verktyg som passar er kultur
