Vare sig det gäller att förändra och effektivisera arbetsplatser, processer eller rutiner så behöver det utföras en nulägesanalys. Vilka möjligheter till förbättringar finns i verksamheten? Identifiera några olika alternativ att arbeta med. En viktig framgångsfaktor i nulägesanalysen är mjuka frågor. Alla medarbetare jublar inte över förändringar, och behöver lyssnas på.

Påverkar informell företagskultur er verksamhetsutveckling?

Många företag har någon form av uppförandekod som ger riktlinjer för hur verksamheten ska bedrivas på ett etiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. Vad som däremot inte brukar finnas är en tydlig beskrivning av den informella företagskulturen. Detta är något som nyanställda lär sig med tiden. Det kan vara allt från hur enskilda arbetsuppgifter utförs till vart det är tillåtet att sitta i matsalen. Förändrade arbetssätt och nyordningar som inte accepteras av informella ledare kan bromsa utvecklingen vilket är något att ta hänsyn till vid all verksamhetsutveckling. Vilka är de informella ledarna som behöver engageras i ett tidigt skede?

George Koenigsaecker som är en amerikansk leanguru illustrerade reaktion mot förändring i en normalfördelningskurva. Huvuddelen av de anställda väntar och ser vad som händer. Ett väl genomfört förbättringsprojekt med engagerade chefer och ledare grundar för ett lyckosamt resultat. En liten andel de anställda är överväldigande positiva och kommer att delta aktivt i arbetet. Men det kommer även finnas personer som aktivt motarbetar alla typer av förändring.

Skapa förutsättningar för ett framgångsrikt utvecklingsarbete

Det finns inget tillvägagångssätt för verksamhetsutveckling som passar alla företag. Grundtanken är dock densamma; att skapa effektivare processer för att tillgodose kundens behov. För att lyckas med detta är det bästa att initiera utmaningar för personalen och experimentera med korta PDCA-cykler, dvs inga mastiga handlingsplaner i Excel.

• Handling före utbildning. Skapa medvetenhet med hjälp av korta informativa utbildningar.
• Använd personalen för att ta fram och underhålla nödvändiga interna rutiner.
• Fira både framgångar och motgångar. Båda ger någon form av lärdom.