Att göra förändringar på en arbetsplats möter mer eller mindre motstånd. Vi har alla hört uttrycket:

– ”Så här har vi alltid gjort!”

Trots detta inser de flesta betydelsen av att arbeta med ständiga förbättringar. Förändringar är en förutsättning för utveckling, och det dagliga förbättringsarbetet ses som en nyckel till långsiktig framgång. Men hur gör man då för att motivera personalen till förändring?

Att skapa förtroende med hjälp av retorik

Retorik är ”konsten att förstå det som är övertalande” där du med så kallat ethos har störst makt att påverka din omgivning genom att skapa förtroende. Dels för dig som individ, och dels för själva förbättringsprocessen.

Ethos handlar om dig som avsändare av ett budskap och består av tre delar:

Eunoia: Förtroende skapas genom att du lyssnar och anpassar till dem du vill övertala, och är lyhörd inför den kritik eller återkoppling som ges.

Fronesis:  Förtroende skapas om du vet vad du pratar om, och kan lägga fram konkreta bevis för din sak.

Arete: Förtroende skapas om du agerar utefter vad du har sagt och håller vad du lovar. Ord och handling måste överensstämma för att du ska få förtroende att genomdriva en förbättringsprocess.

Ju fler av de tre ethos som du har med i din argumentation, desto mer förtroende skapar du och desto lättare är det för dig att driva igenom förbättringsarbetet.

Förändringar möter motstånd

Förändringar möter motstånd. Dels för att vi styrs av våra vanor, och dels för att förändringar utlöser rädslor. Några få välkomnar varje förbättring och deltar aktivt i dess genomförande. En annan del står för motståndet, medan de flesta avvaktar för att se vad som händer. Genom att använda de retorikens tre ethos (eunoia, fronesis, arete) tydliggör du syftet med förbättringsarbetet, och skapar förutsättningar för en enklare övertalningsprocess.

Fronesis: När du bemöter motstånd i förbättringsprocessen så är det viktigt att visa vilka fördelar som arbetet bringar skeptikerna; att förändringar inte bara är till för organisationen utan även enskilda individer. Arbetet och vardagen kommer att bli lättare och mer hållbar. Konkreta bevis som kan styrka fördelar med att genomdriva en förbättringsprocess kommer även styrka förtroendet för dig.

Eunoia: För att skapa förtroende för dig och processen som helhet är det bra om du visar att du är lyhörd gentemot kritiken du får, och de rädslor som kritikerna bär på. Du kan exempelvis vara med i verksamheten och ställa frågor till personalen. Dels om arbetet, och dels om de känslor de har inför processen. Naturligtvis bör du även fråga om de själva har egna önskemål eller idéer på saker som de skulle vilja förändra eller förbättra?

Driver du ett större företag kan du testa att skicka ut enkätundersökningar med liknande frågor. Risken är dock att svarsfrekvensen är mycket lägre än om du skulle gå ut i verksamheten och prata med personalen.

Arete: Efter det att du har fått in svar och funderingar så är det viktigt att du också förverkligar några av personalens önskningar och idéer. Detta gör att medarbetarna känner sig delaktiga i processen och automatiskt får ökat förtroende för dig och förbättringsarbetet.

Oförutsägbara effekter

Förändringar blir snabbt komplexa. En känd analogi mellan sänkta lagernivåer i en fabrik, och att åka båt på Japanska sjön. Det är svårt att se vad som döljer sig under ytan. När vattennivån sänks dyker det upp kobbar och sten (problem) som gör det svårare att navigera.

Fronesis: Motivera personalen genom att lägga fram konkreta bevis för vad ett förbättringsarbete kan tillföra organisationen. När oro om oförutsägbarhet råder så är det viktigt att lyfta fram det motsatta. Ta gärna hjälp av en förbättringsledare som samordnar och skapar en tidsplan på vad som ska göras i de olika stegen.

Arete: Under processens gång är det viktigt att hela tiden återkoppla till vad du tidigare har sagt, och visa upp att dina ord överensstämmer med det faktiska resultatet.

Eunoia: Genom att visa upp resultat och stämma av med personalen under processens gång stärks förtroendet för dig. Detta på grund av att du visar engagemang, och vill att personalen ska vara delaktiga i förbättringsprocessen.

Det tar tid att ändra på vanor

Det tar tid att ändra på vanor för att skapa nya rutiner. Ett förnyat arbetssätt ska inte innebära att pressa personalen till det yttersta för att åstadkomma förändringar, och samtidigt utföra ordinarie arbetsuppgifter.

Fronesis: När du bemöter argumentet om att personalen inte hinner med så är det viktigt att du konkretiserar processen genom att skapa en tidsplan. Visa de olika stegen, vem som ska göra vad och hur lång tid det kommer att ta. Vid behov kan du skjuta till extra resurser.

Eunoia: Förändringar tar tid, och är till viss del en omvälvande process. Ett argument du kan använda är; att även om ett förbättringsarbete tar tid så behöver inte hela processen ändras på en gång – hur upplever personalen förändringsprocessen? Genom att arbeta steg för steg blir personalen dels bekväma med de nya rutinerna, och dels så kan personalen anpassa sin egen tid utefter processen.

Arete: Visa att du är medveten om att allt tar tid, och vill att alla ska känna sig bekväma inför processen. Detta kommer att styrka ditt förtroende, och visar samtidigt att du är seriös med ditt engagemang.

Nyckeln till långsiktig framgång

Ständiga förbättringar är en nyckel till långsiktig framgång, och ökad lönsamhet. För att lyckas i förbättringsarbetet och skapa bestående förbättringar så är det viktigt att få med sig personalen i arbetet.

Med hjälp av retorik, det vill säga konsten att förstå det som är övertalande, och det retoriska begreppet ethos skapas maximalt förtroende i förbättringsarbetet. Med ethos tre delar lägger du fram konkreta bevis, fronesis, som skapar förtroende för dig som förbättringsledare. Förtroende skapas också genom att vara lyhörd inför de du vill övertyga och bemöta kritik, eunoia. Till sist måste du agera efter vad du sagt. Ord och handling måste alltid överensstämma, arete.

Förändringar tar tid, kan möta motstånd och ge oförutsägbara effekter i komplexa processer. Med hjälp av ethos tre delar kommer du att få personalen att känna sig delaktiga och mer positivt inställda till processen där er framgång blir ett faktum.

Den här artikeln har jag skrivit i samarbete med Isabella Alveborg som är en retoriker, och skådespelare med passion för tillitsfrämjande kommunikation.

Behöver ni hjälp med att driva en förändringsprocess eller stöd i att bemöta skeptikerna; att övertyga organisationen om vikten av ett förbättringsarbete? Tveka inte att höra av er till oss!

Projektledning och stöd vid förändringsarbete? Kontakta Mats här.

Retorisk konsultation? Kontakta Isabella här.